Sul tabellone turni non indicabili i motivi di assenza dei dipendenti

8 Ottobre 2025

Il Sole 24 Ore 16 Settembre 2025 di Giampiero Falasca

Il datore di lavoro non può diffondere, neppure in forma di sigle o abbreviazioni, i motivi delle assenze dei dipendenti tramite bacheche aziendali o comunicazioni interne, in quanto queste comunicazioni violano il diritto alla riservatezza dei lavoratori. È questo il principio affermato dal Garante per la protezione dei dati personali con il provvedimento 363/2025 del 23 giugno scorso.

La vicenda prende avvio da un reclamo sindacale di alcuni lavoratori del settore trasporto, i quali lamentavano che l’azienda avesse reso conoscibili a tutto il personale le ragioni delle assenze, riportate nei turni affissi nei depositi e inviati via e-mail. Le tabelle indicavano sigle quali “MAL” (malattia), “INF” (infortunio), “104” (permesso legge 104/1992), “PS” (permesso sindacale), rendendo così accessibili informazioni idonee a rivelare lo stato di salute o l’appartenenza sindacale dei colleghi.

La società ha sostenuto che l’uso di sigle garantiva trasparenza e preveniva conflitti tra i lavoratori chiamati a sostituire i colleghi assenti, e ha richiamato l’articolo 10 della legge 138/1958, che impone alle imprese di trasporto di affiggere i turni di servizio. Nel corso del procedimento presso il Garante, ha comunque modificato la prassi, sostituendo le sigle con la sola lettera “A”, a indicare genericamente l’assenza.

Il Garante ha ritenuto tale trattamento illecito, sottolineando che la comunicazione dei motivi dell’assenza integra una violazione dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera c (principio di minimizzazione) e dell’articolo 9, paragrafo 2, del Regolamento Ue 2016/679 (il Gdpr). La normativa consente al datore di trattare dati particolari – come quelli relativi a salute o sindacato – solo se necessario per adempiere a obblighi di legge o contrattuali. Nel caso esaminato, l’indicazione delle cause dell’assenza non era indispensabile alla gestione della turnazione.

Il richiamo all’articolo 10 della legge 138/1958 non è stato ritenuto idoneo a fondare la liceità del trattamento: la disposizione si limita a prevedere l’affissione dei turni di servizio, senza autorizzare la divulgazione dei motivi di assenza. Ne consegue che i colleghi non possono essere considerati soggetti legittimati ad accedere a dati di natura sanitaria o sindacale, che devono rimanere riservati a chi è autorizzato al trattamento.

L’Autorità ha inoltre richiamato i propri precedenti (provvedimenti 341/2014 e 105/2020), nei quali era già stato affermato che i lavoratori non sono legittimati a conoscere i dettagli delle assenze dei colleghi, proprio perché si tratta di dati eccedenti e sensibili. Le linee guida del 2007 sul trattamento dei dati dei dipendenti in ambito pubblico sono state ribadite come parametro interpretativo valido anche per i datori di lavoro privati.

Alla luce di tali rilievi, il Garante ha dichiarato illecito il trattamento e, applicando i criteri del Gdpr, ha comminato una sanzione amministrativa pecuniaria di 10mila euro. È stata altresì disposta la pubblicazione del provvedimento sul sito istituzionale, a fini dissuasivi e di trasparenza.

La decisione consolida un orientamento: l’esigenza di informare il personale sull’organizzazione dei turni non legittima la diffusione di dati sensibili eccedenti. La regola resta quella della minimizzazione, cioè l’informazione deve essere limitata a quanto strettamente necessario allo svolgimento del rapporto di lavoro.

Doing business in San Marino

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