Rimborsi deducibili solo per spese sostenute con metodi tracciabili

Il Sole 24 Ore 23 Gennaio 2025 di Stefano Sirocchi Cristian Valsiglio

Spese di trasferta

Oltre a carte di credito, debito o prepagate, ammessi app, versamenti bancari o postali e assegni. Regole analoghe per gli autonomi

limiti alla deducibilità di alcune tipologie di spesa di trasferta, ai fini delle imposte sui redditi e di lavoro autonomo. Si possono evitare solo se tali spese siano effettuate con mezzi di pagamento tracciabili. È il principio fondamentale delle disposizioni contenute nell’articolo 1, commi 81-83 della legge di Bilancio 2025.

In particolare, le spese di vitto, alloggio, nonché viaggio e trasporto – comprese quelle per i servixi di taxi e Ncc (noleggio con conducente) ed escluse quelle per gli autoservizi pubblici di linea – sostenute per le trasferte dei dipendenti o corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti dell’articolo 95 del Tuir (commi 1, 2 e 3), soltanto se effettuate con i metodi tracciabili, come specificato nel novellato comma 3-bis all’articolo 95.

I tributi coinvolti

La deducibilità è intesa ai fini Ires/Irpef ed è estesa (dal comma 82 dell’articolo 1 della legge di Bilancio 2025) anche a quelli Irap. La tracciabilità occorre anche per esentare i rimborsi ai dipendenti da imposizione fiscale e contributiva.

I metodi tracciabili

Il requisito della tracciabilità è considerato sussistente se dipendenti, collaboratori o professionisti hanno utilizzato uno dei seguenti metodi:

versamento bancario o postale;

app di pagamento via smartphone che, inserendo codice Iban e numero di cellulare, permettono di effettuare transazioni di denaro (risposta 230/E/2020 delle Entrate);

altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del Dlgs 241/1997 (carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari).

Il lavoro autonomo

Analogamente, in tema di determinazione del reddito da lavoro autonomo, viene aggiunto il comma 6-ter all’articolo 54 del Tuir.

Vi si specifica che, ferma restando la disciplina della deducibilità delle spese (nei termini indicati ai commi 5 e 6), sono deducibili se effettuate con metodi di pagamento tracciabili le medesime spese relative a prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande, nonché per viaggio e trasporto (anche in questo caso, con l’esclusione degli autoservizi pubblici di linea), addebitate analiticamente al committente, oltre che i rimborsi analitici relativi alle stesse spese sostenute per le trasferte dei dipendenti o corrisposti a lavoratori autonomi.

Gli incroci tra i vincoli

In ogni caso, le nuove restrizioni sulla tracciabilità dei pagamenti si intersecano con le limitazioni già in essere. A tal proposito giova rammentare quali sono le tipologie di rimborsi delle spese di vitto e alloggio relative alle trasferte effettuate fuori dal territorio comunale, nonché delle indennità, che possono essere utilizzate dalle imprese:

rimborso analitico (“a piè di lista”);

indennità forfetaria;

rimborso misto.

I rimborsi analitici corrisposti ai dipendenti o collaboratori sono deducibili entro il limite di 180,76 euro al giorno per le trasferte effettuate in Italia e di 258,23 euro al giorno per le trasferte effettuate all’estero.

Nel caso dei rimborsi forfetari o misti, invece, non sono fissati particolari limiti e dunque tali rimborsi sono interamente deducibili dal reddito d’impresa.

Non vi sono ulteriori limitazioni per le spese relative a somministrazioni di alimenti e bevande e a prestazioni alberghiere sostenute per trasferte fuori del territorio comunale, salvo non siano spese di rappresentanza. Le novità, peraltro, riguardano anche queste ultime, che diventano altresì deducibili solo se sostenute con metodi di pagamento tracciabili.

Viceversa, le spese per somministrazioni di alimenti e bevande e prestazioni alberghiere sono deducibili al 75% del loro ammontare, ai sensi dell’articolo 109, comma 5 del Tuir (circolare agenzia delle Entrate 3 marzo 2009, n. 6, paragrafo 5) se svolte nel territorio comunale.

Nella pratica

È evidente che il dipendente in trasferta dovrà essere munito di una carta di credito o debito – non importa se personale oppure aziendale – per far fronte alle spese che all’azienda non è possibile pagare in anticipo con bonifico. È il caso di taxi e ristorante.

Va segnalato che non pochi dubbi stanno sorgendo tra le imprese sulla gestione dei rimborsi per le spese di vitto e alloggio sostenute dai lavoratori in trasferta in quei Paesi esteri dove l’utilizzo di apparecchi Pos è ancora poco diffuso.

In busta paga

Indennità e diarie sono sempre esenti

Importi al lordo per chi paga in contanti

La tracciabilità del pagamento delle spese di trasferta riguarda anche il lavoratore: solo se c’è questo requisito i rimborsi di tali spese non concorrono a formare il reddito dell’interessato. Lo stabilisce il comma 5 dell’articolo 51 del Tuir (Dpr 917/1986), ora modificato dalla legge di Bilancio 2025 (la 207/2024). Vale quindi il principio stabilito dalla stessa legge ai fini della deducibilità di tali rimborsi da parte dell’azienda che li eroga: le spese di trasferta per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea (come taxi e noleggio con conducente) hanno effetti favorevoli sul reddito imponibile solo se sostenute con i sistemi di pagamento attualmente riconosciuti dalla normativa come tracciabili (si veda l’articolo a sinistra).

Quali sono gli impatti sulla busta paga del dipendente? L’azienda potrà rimborsare in busta paga le spese sostenute durante la trasferta secondo tre modalità.

1 In caso di spese di trasferta sostenute con un pagamento tracciabile, il datore di lavoro provvederà a corrispondere i rimborsi (senza prelievo fiscale e contributivo) direttamente sul netto del dipendente.

2 In caso di spese sostenute in contanti, il datore di lavoro provvederà a corrispondere i rimborsi lordi, assoggettandoli a imposte e contributi: l’importo netto rimborsato sarà inferiore rispetto all’esborso del dipendente in trasferta.

3 Inoltre, potrebbe esserci una terza modalità, utilizzabile ove sia difficoltoso il pagamento tracciato (si pensi a trasferte in alcuni Paesi esteri). In questi casi, a fronte di spese sostenute in contanti, il datore di lavoro potrà provvedere a corrispondere i rimborsi, assoggettandoli a imposte e contributi, ma previa loro lordizzazione in modo da non gravare sul netto del dipendente.

Rimangono escluse dagli obblighi di tracciabilità le indennità di trasferta e le diarie corrisposte per le trasferte fuori dal territorio del Comune in cui è ubicata la sede di lavoro.

Nella busta paga, queste indennità saranno esenti da imposte e contributi entro determinati limiti: 46,48 euro al giorno (77,47 euro per le trasferte all’estero), al netto delle spese di viaggio e di trasporto; 30,99 euro al giorno (51,65 per le trasferte all’estero) in caso di rimborso delle spese di alloggio ovvero di quelle di vitto oppure di alloggio o vitto fornito gratuitamente; 15,49 euro al giorno (25,82 per le trasferte all’estero) in caso di rimborso sia delle spese di alloggio sia di quelle di vitto ovvero per rimborsi di altre spese anche non documentabili purché analiticamente attestate dal dipendente (come, per esempio, lavanderia, telefono, parcheggio, mance eccetera).