Geolocalizzazione dei lavoratori: si può ma il nodo è la privacy

Il Sole 24 Ore 31 luglio 2023 di Marisa Marraffino

PRIVACY E COMPLIANCE

i paletti. Ok ai Gps su veicoli in uso ai dipendenti se c’è intesa tra azienda e sindacati o l’autorizzazione dall’Ispettorato del lavoro. Tutele da garantire

Sono da poco stato assunto in un’azienda che mi ha messo a disposizione un’automobile sia per gli spostamenti di lavoro che per quelli personali. Sull’auto è installato un Gps, mi chiedo se il datore di lavoro possa vedere e quindi monitorare anche i miei viaggi privati.

I Gps installati sui veicoli in uso ai lavoratori sono legittimi se l’azienda ha stipulato il relativo accordo sindacale o ha ricevuto l’autorizzazione dall’ispettorato del lavoro. Fanno eccezione i casi in cui gli strumenti di geolocalizzazione servono a consentire la concreta ed effettiva attuazione della prestazione lavorativa ovvero l’installazione sia richiesta da specifiche normative di carattere legislativo o regolamentare, per esempio nei casi di Gps presenti sugli autobus di linea nonché sui portavalori di importo superiore a 1.500.000 euro. I dati estrapolati possono poi anche essere utilizzati per eventuali contestazioni disciplinari. Lo prevede l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori così come modificato dal Dlgs 151/2015, (Jobs Act). In genere la geolocalizzazione è lecita se effettuata per esigenze produttive, assicurative, di sicurezza e per la tutela del patrimonio aziendale ma a determinate condizioni. Ad esempio il lavoratore deve essere informato della presenza del Gps e deve poterlo spegnere nelle pause.

Se l’auto aziendale è a uso promiscuo ovvero utilizzata anche per finalità personali, il lavoratore deve poter disabilitare la geolocalizzazione negli orari extralavorativi. Il datore di lavoro, infatti, deve rispettare anche la normativa sulla protezione dei dati personali, Dlgs 196/2003 così come aggiornato dal Dlgs 101/2018 a seguito del Gdpr. I dati di tracciamento devono essere utilizzati per il tempo strettamente necessario e possono essere trattati soltanto dai soggetti espressamente autorizzati per le finalità precisate nell’informativa privacy che dovrà essere portata a conoscenza del lavoratore. Non è necessario il consenso del lavoratore per l’installazione del Gps. La base giuridica del trattamento in questi casi è infatti il legittimo interesse del datore di lavoro di garantire la sicurezza dei propri dipendenti ma anche la tutela delle flotte aziendali. La finalità del trattamento non può essere quindi quella di monitorare costantemente il lavoratore ma dovrà essere valutata attentamente e consistere ad esempio in esigenze logistiche, consentendo ad esempio di impartire istruzioni al conducente del veicolo oggetto di localizzazione, consentire la manutenzione dei mezzi o determinare la retribuzione corretta dovuta.

Limite ai dati personali

C’è un limite anche al tipo di dati personali che il datore di lavoro può trattare. La regola base è il rispetto del noto principio della pertinenza e non eccedenza. Così possono essere trattati i dati sull’ubicazione del veicolo, la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante consumato, la velocità media del veicolo, ma resta riservata alle competenti autorità la contestazione di eventuali violazioni dei limiti di velocità fissati dal codice della strada. Così come il monitoraggio dei dati non dovrà essere costante ma avvenire solo quando si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite.

Diversi sono anche i tempi di conservazione dei dati che saranno di cinque anni ad esempio per quelli necessari alla tenuta del libro unico del lavoro, quindi per pagare la retribuzione ed eventuali straordinari, mentre negli altri casi occorrerà valutare la finalità del trattamento e fissare il limite temporale in quello strettamente necessario. La stessa regola vale per i sistemi di geolocalizzazione attivati su tablet o smartphone in dotazione ai dipendenti ricadono sempre nell’ambito di applicazione dell’articolo 4 comma 2 dello Statuto dei lavoratori. Se sono indispensabili per rendere la prestazione lavorativa, come nel caso di lavoratori adibiti a servizi sul campo di assistenza alla clientela, si potrà prescindere sia dall’accordo sindacale sia dal procedimento amministrativo, negli altri casi invece sarà necessario. L’azienda dovrà sempre comunicare ai lavoratori, anche a mezzo mail, l’informativa sull’utilizzo dei sistemi Gps, sia il codice disciplinare relativo ai controlli a distanza.